Gelungener Umstieg von Datev auf ADDISON

„Benutzerfreundlichkeit und mandantenorientiertes Arbeiten sind ganz große Pluspunkte. Ein weiterer Vorteil von ADDISON ist es, dass man hier noch Menschen erreicht, die sich zuständig fühlen und Probleme angehen.“ Christoph Jaeckel
Dipl.-Finanzwirt (FH), Steuerberater
Barbarastr. 3
92224 Amberg

Telefon: 09621 77 27 0
Telefax: 09621 77 27 47
E-Mail: [email protected]
Internet: www.stb-jaeckel.de

32 Mitarbeiter/innen, z.T. Teilzeitkräfte
Gegründet: 1994

Nachdem der Steuerberater Christoph Jaeckel im Jahr 2018 die Kanzlei eines Kollegen in Amberg übernommen hatte, war zweierlei direkt klar: Der Hauptsitz der Kanzlei wird von Hersbruck zum neuen Standort Amberg verlegt – und die Software-Landschaft beider Kanzleien wird vereinheitlicht. Denn am Standort Hersbruck wird seit 2005 mit der ADDISON-Software gearbeitet, während in Amberg bisher Datev zum Einsatz kam.

Die Gründe für beide Entscheidungen lagen auf der Hand: Amberg ist auch Jaeckels Wohnsitz, so dass die Anforderungen des Berufsrechts erfüllt werden; Hersbruck wurde zur weiteren Niederlassung der Kanzlei, die nunmehr insgesamt über 30 Mitarbeiter/innen umfasst. Auch die Software-Entscheidung war einfach: Jaeckel hatte gute Erfahrungen mit ADDISON gemacht, schon einmal eine Umstellung von Datev auf ADDISON gemeistert und in der Hersbrucker Kanzlei einen wesentlich höheren Digitalisierungsgrad erreicht, als er in Amberg vorfand.

„Ich bin von Natur aus ein skeptischer Mensch“, beschreibt Christoph Jaeckel sein Herangehen an die Auswahlentscheidung. Daher habe er die Herstellerversprechen beider Seiten und entsprechende Referenzberichte immer kritisch hinterfragt. „Ich halte überhaupt nichts davon, Probleme unter den Tisch zu kehren, denn dadurch verschwinden diese Probleme ja nicht“, erklärt der Steuerberater seinen Standpunkt. „Auch in unserem Umstellungsprojekt gab es natürlich Probleme. Das Gute ist ja: Wir haben all diese Probleme letztendlich gemeistert!“

Mandantenorientiertes Arbeiten

Jaeckel wollte vor allem das mandantenorientierte Arbeiten mit ADDISON beibehalten und nicht zurück zur Arbeit mit unterschiedlichen Anwendungen und Datenbanken, wie sie in Amberg noch praktiziert wurde. Ziel der Software-Umstellung war neben der Vereinheitlichung auch, den Standort Amberg durch Modernisierung auf das Niveau von Hersbruck zu hieven, damit sich die Steuerberatung als kompetenter Ansprechpartner für alle Themen rund um Steuern und Geld zeitgemäß mit automatischer Rundumbetreuung für Firmenkunden positionieren kann. Von den rund 1.200 Mandanten sind 650 Unternehmen bzw. Gewerbetreibende.

Die Umstellung in Amberg erfolgte von Oktober bis Februar, zunächst für die Basics, also Fibu, Lohn und Steuern; damit war eine kanzleieinheitliche Bearbeitung und Organisation möglich. „Dann habe ich den Mitarbeitern eine kleine Verschnaufpause gegönnt“, verweist Jaeckel auf deren Mehrbelastung, da das neue System und die neuen Abläufe ja erst erlernt werden müssen, während der normale Alltagsbetrieb weitergeht. Inzwischen habe man aber schon wieder einige kleinere Projekte in Angriff genommen, z.B. die Steuerkonten- und Beleg-Abfrage beim Finanzamt.

Umstellung Zug um Zug

Derzeit sind 35 ADDISON-Arbeitsplätze eingerichtet. Genutzt werden sämtliche ADDISON-Module inkl. SBA (Scannen-Buchen-Archivieren für die Digitalisierung der Eingangsbelege), und DocuWare (elektronische Archivierung).

Ziel ist es, bei der Digitalisierung in Amberg mit Hersbruck gleichzuziehen. In Hersbruck wird die Plattform ADDISON OneClick für die Online-Collaboration bereits von 400 Mandanten genutzt, in Amberg derzeit noch gar nicht. Jaeckel wartet auf die neue Version, um den Mandanten eine Umstellung zu ersparen. Dann will er über verschiedene Preisangebote beispielsweise die Pflege der Lohn-Stammdaten in ADDISON OneClick attraktiv machen. „Der Mandant erhält einen günstigeren Preis, übernimmt dafür aber Erfassungsarbeit für uns“, bringt Jaeckel seine Strategie auf den Punkt. „Das ist eine Verhandlungssache – und meine Mandanten verhandeln überwiegend sehr gerne!“

Während der Umstellung fühlte sich Jaeckel übrigens von der Datev ziemlich allein gelassen. Besonders gravierend war das bei Fragen zur Kündigung. „Da habe ich mich letztlich in dem Auskunftssystem verirrt und am Ende gar keine Auskunft erhalten“, erinnert sich Jaeckel. „Es ging darum: Was kann ich wann kündigen – und wie muss das erfolgen? Am Ende wusste ich gar nicht mehr, was bei der Datev passiert. Also habe ich einfach gekündigt.“ Daten ab 2016 wurden in ADDISON importiert. Darüber hinaus wurden sicherheitshalber sämtliche GdPDU-Daten der letzten zehn Jahre – also für alle Buchführungs- und Abschlussfälle der Mandanten – aus dem Datev-System exportiert und im Hause gesichert.

Umstellungsprobleme aus dem Weg geräumt

„Es gab eine Phase mit einigen Problemen. Aber genau da hat Wolters Kluwer sich sehr engagiert und uns geholfen“, blickt Jaeckel auf die gelungene Umstellung zurück. „Gerade darin sehe ich eine der großen Stärken dieses Softwarehauses: Dass es Probleme erkennt und ausbügelt.“ Es bleiben bei ihm keine Wünsche offen, weder beim Produkt noch beim Support. „Insgesamt gefällt uns ADDISON hervorragend“, zieht Jaeckel eine positive Bilanz der Umstellung. „Benutzerfreundlichkeit und mandantenorientiertes Arbeiten sind ganz große Pluspunkte. Ein weiterer Vorteil von ADDISON ist es, dass man hier noch Menschen erreicht, die sich zuständig fühlen und Probleme angehen“, so Jaeckel weiter. „Daran hapert es beim Marktführer leider völlig.

Jaeckel, mit Ende 50 selbst alles andere als ein „Digital-Freak“, sieht ganz gelassen dem Tag entgegen, an dem Mandanten mit ihm über Belege „chatten“ wollen oder an dem neue Wettbewerber wie zum Beispiel Amazon in den Markt einsteigen. „Dann muss ich nicht erst mühsam eine Digital-Plattform aufbauen, sondern ich kann ganz einfach entsprechende ADDISON-Module aktivieren.“